27 Ago 2012

EL CONTROL INTERNO EN LAS COMPRAS Y CONTRATACIONES PÚBLICAS

Control Interno Previo

El control interno previo comprende los procedimientos incorporados en el plan de organización en los reglamentos, manuales, procedimientos operativos y administrativos de cada entidad que deben ser aplicados por los administradores, antes de la adquisición de bienes y servicios o la celebración de otros contratos que impliquen compromisos financieros para la República o el respectivo ente descentralizado, esto con el fin de verificar el cumplimiento de las normas que regulan tales actos, los hechos que los respaldan, la conveniencia u oportunidad de su ejecución.

El control previo de los compromisos y pagos para la ejecución del presupuesto estará efectiva y explícitamente incorporado en los procesos administrativos. La verificación y observancia de dicho control corresponde a los propios administradores. (Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional)

El control previo no debe ser ejercido por unidades creadas con tal finalidad. Debe ser ejercido por la administración activa, inserto en los procesos administrativos.

Control Interno Posterior

El control interno Posterior comprende los procedimientos de control incorporados en el plan de organización y en los reglamentos, manuales, procedimientos administrativos de cada entidad, para ser aplicados por los responsables superiores sobre los resultados de las operaciones bajo su directa competencia. (Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional)

Comprende además los procedimientos de control posterior establecidos y aplicados por la unidad de auditoría interna de cada entidad, para evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de los sistemas de administración e información gerencial y de los instrumentos de control interno incorporados en ellos; el examen de los registros y estados financieros, para determinar su pertinencia y confiabilidad así como la evaluación de la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones realizadas. (Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional)

Técnicas de Control Interno

Las técnicas de control interno son el conjunto de actividades que se emplean para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades que pudieran ocurrir al ejecutar, procesar y registrar cualquier operación del organismo. Las mismas deben estar integradas en los procedimientos y acciones normales del organismo. Las técnicas permiten alcanzar los objetivos de control interno.

En la organización y mantenimiento del sistema de control interno serán de obligatoria consideración y razonada aplicación las normas técnicas de control interno dictadas por la Contraloría General de la República y por la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna. (Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional)

Ciclos Transaccionales y Objetivos de Control Interno

Para cada ciclo de actividades de un organismo de la administración central y descentralizada funcionalmente, se identificará y fijará objetivos de control interno lógicos aplicables y razonablemente completos. Tales ciclos básicamente son los siguientes: Formulación del Presupuesto; Liquidación y Recaudación de Ingresos; Ejecución Presupuestaria del Gasto que comprende compromiso, causado y el Pago; Crédito Público y Recursos Humanos.

Se ha tomado el ciclo presupuestario como parte de los ciclos de actividades de la Administración Pública porque a través del mismo se perciben, jecutan y controlan los recursos dispuestos por la Ley de Presupuesto aprobada por la Asamblea Nacional para el cumplimiento de las metas trazadas.

Los objetivos de control interno son los efectos positivos que la máxima autoridad ejecutiva de la entidad se propone alcanzar o los efectos adversos que se propone evitar. Estos objetivos hacen relación con los requerimientos de autorización, procesamiento de las transacciones, clasificación y registro, verificación y evaluación, y protección física.

Segregación de Funciones

En los organismos las funciones de cada cargo, niveles de autoridad, responsabilidad y relaciones jerárquicas dentro de la estructura organizativa deben estar claramente definidas, mediante normas e instrucciones escritas, procurando que el empleado o funcionario sea responsable de sus actuaciones ante una sola autoridad.

Las responsabilidades y funciones en cuanto a autorización, custodia, procesamiento, registro y revisión o supervisión de las operaciones, deberán asignarse a distintas unidades administrativas y/o funcionarios para garantizar un control adecuado y automático de dichas operaciones.

A ningún servidor público se le debe asignar funciones incompatibles como son las de autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes, y control de las operaciones con las funciones que desempeña.

En tal sentido, es necesario tener precaución con respecto a los siguientes aspectos:

  • • La contabilidad con respecto a las adquisiciones y contratos, egresos de efectivo y cualesquiera otras funciones de naturaleza financiera que resulten incompatibles, de tal manera que se dificulte la colusión.
  • • La función de administración de recursos humanos y el procesamiento de la nómina.
  • • La contabilidad con respecto a los inventarios de bienes y materias.
  • • Autorización de los gastos con respecto a las adquisiciones y contratos.

Autorización, Documentación y Registro de Operaciones

Las operaciones de los organismos de la Administración Pública deben ser debidamente autorizadas, suficientemente documentadas y oportunamente registradas para poder justificar, identificar y analizar su naturaleza, finalidad y resultados.

Integridad y Competencia del Funcionario Público

Los funcionarios públicos deben poseer integridad personal y profesional, y mantener un nivel de competencia adecuado para desempeñar con probidad y eficacia las funciones asignadas y comprender la importancia de una actitud positiva y de respaldo hacia los controles internos. El sentido de responsabilidad en el adecuado y eficiente manejo de los recursos del Estado y en el cumplimiento de los deberes, debe ser una actitud natural del

servidor público.

El proceso de contratación de personal debe incluir la evaluación de la calificación y experiencia del candidato; una vez contratado se le debe proporcionar el entrenamiento necesario para que pueda cumplir eficientemente su labor y, además, debe garantizarse la competencia de los servidores con evaluaciones periódicas del rendimiento y desempeño profesional.

Respaldo del Personal

Todos los funcionarios públicos de los organismos deben mantener y demostrar permanentemente una actitud positiva y de respaldo hacia los controles internos.

Restricción del Acceso a los Recursos, Sistemas y Archivos

El acceso a los registros y recursos materiales y financieros debe limitarse a los funcionarios o empleados autorizados para ello, quienes estarán obligados a rendir cuenta de su custodia o utilización. La restricción del acceso a los mismos dependerá de su grado de vulnerabilidad, del riesgo potencial de pérdidas, de la necesidad de reducir la posibilidad de utilización no autorizada y de contribuir al cumplimiento de las directrices de la organización (Normas Generales de Control Interno dictadas por la  Contraloría General de la República).

Supervisión

La asignación de funciones y los procedimientos debe incluir la

supervisión de cada funcionario sobre las operaciones bajo su

autoridad, así como la verificación del cumplimiento de los objetivos

de control interno.

Criterios de Medición

Los organismos deben establecer o adoptar presupuestos  programáticos, estándares de costo, estándares de desempeño, normas técnicas de calidad, indicadores necesarios y demás criterios de medición, según sean sus requerimientos, para evaluar la efectividad, economicidad y eficiencia de sus operaciones.

Unidad de Auditoría Interna

La Unidad de Auditoría Interna es la encargada de evaluar el sistema de control interno de cada ente u organismo, incluyendo el grado de operatividad y eficacia de los sistemas de administración y de información gerencial, así como del examen de los registros y estados financieros, para determinar su pertinencia, y confiabilidad así como la evaluación de la eficiencia, eficacia y autonomía en el marco de las operaciones realizadas. En tal sentido le corresponde fundamentalmente:

a) Practicar la Auditoría Interna del ente u organismo sujetos a su control.

b) Evaluar el sistema de control interno del ente u organismo con la finalidad de proponer a la máxima autoridad las recomendaciones para mejorarlo y aumentar la efectividad y eficiencia de la gestión administrativa.

c) Verificar la conformidad de la actuación de las entidades u organismos con la normativa que las rige.

d) Evaluar los resultados de la gestión a los fines de determinar la eficacia, eficiencia y economicidad de las operaciones y recomendar los correctivos que se estimen necesarios.

e) Abrir, sustanciar y decidir los procedimientos para la determinación de responsabilidades de acuerdo con lo previsto

en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

f) Las demás que establezca la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

La Auditoría Interna comprende los procedimientos de control posterior establecidos y aplicados por la Unidad de Auditoría Interna de cada entidad, para evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de los sistemas de administración e información gerencial y de los instrumentos de control interno incorporados en ellos; el examen de los registros y estados financieros, para determinar su pertinencia y confiabilidad así como la evaluación de la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones realizadas. (Reglamento sobre Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional)

Independencia de la Unidad de Auditoría Interna

La Unidad de Auditoría Interna estará adscrita al máximo nivel jerárquico de la estructura organizativa del ente u organismo, a fin de asegurar su  independencia de criterio, así como la necesaria objetividad e imparcialidad en sus actuaciones. Igualmente su trabajo cubrirá todas las áreas de la organización con alcance selectivo o exhaustivo según se requiera; no tendrá limitación en el acceso a los registros, documentos, actividades y operaciones del organismo y se le dotará de los recursos humanos, que seleccione autónomamente, y de los recursos materiales necesarios para

cumplir con eficacia y eficiencia su labor.

Recursos Humanos de la Unidad de Auditoría Interna

Las Unidades de Auditoría Interna de los organismos de la administración central y descentralizada funcionalmente responderán ante la CGR y la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna, por la objetividad, imparcialidad y calidad profesional de su trabajo, los funcionarios de las unidades de auditoría interna serán seleccionados por su calificación técnica y deberán mantener un nivel de competencia que les permita cumplir eficientemente con sus funciones. A este efecto será dotada de los recursos humanos profesionales interdisciplinarios que seleccione autónomamente el

Auditor Interno.

Atención Oportuna a los Resultados del Control

El informe contentivo del resultado del ejercicio de control fiscal deberá ser presentado oportunamente, a objeto que la información en el contenida tenga actualidad, utilidad y valor para que las máximas autoridades, adopten las medidas inmediatas tendentes a corregir las deficiencias señaladas.

La máxima autoridad y los ejecutivos de los organismos de la administración central y descentralizada funcionalmente deben atender con la mayor prontitud los resultados y recomendaciones derivados de las evaluaciones del sistema control interno, expresar sus comentarios por escrito en tiempo razonable y tomar oportunamente las medidas pertinentes para mejorar la eficacia de los sistemas de administración y control.

NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL CICLO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

Procedimientos Administrativos de Adquisición y Contratación

Los procedimientos administrativos de adquisición o contratación se sujetarán a las disposiciones legales vigentes.

Planificación y programación de compras

La Dirección de Administración o la unidad que haga sus veces, a través de la unidad de compras, debe planificar y programar las compras en función de las necesidades y requerimientos del organismo.

Separación de Atribuciones en el Proceso de Adquisiciones o Contratación

En el sistema de adquisición de bienes y servicios se deben segregar las funciones de adquisición, custodia y registro de los bienes y servicios.

Solicitud y Aprobación de las Adquisiciones de Bienes y Servicios

Toda adquisición de bienes y contratación de servicios debe realizarse previa Requisición debidamente documentada, autorizada y aprobada por los funcionarios que tengan atribuidas tales funciones. La Requisición debe estar debidamente fundamentada por el responsable del área o unidad respectiva y su aprobación sólo podrá efectuarse si existe la disponibilidad presupuestaria para el gasto o inversión.

Registro de Proveedores

Cada organismo de la administración central y descentralizada funcionalmente, debe mantener un registro de proveedores actualizado en donde se contemple: datos del proveedor (representante legal de la empresa, cedula de identidad, RIF y NIT de la empresa, Acta Constitutiva y modificaciones vigentes, cuenta bancaria, tipo y número de cuenta, autorizado a cobrar, entre otros) descripción del producto y precio.

Dicho registro podrá ajustarse a las necesidades y naturaleza de cada organismo. El Proveedor debe estar debidamente inscrito en el Registro Nacional de Contratistas. (RNC)

Órdenes de Compras o de Servicios

Las adquisiciones de bienes o servicios deben estar amparadas por órdenes de compra o servicios, numeradas correlativamente. Dichas órdenes deben describir detalladamente el Beneficiario, Nombre, Dirección , RIF o NIT, Lugar de Entrega, Forma de Pago: (Abono en cuenta, carta de crédito, cheque), Condiciones de la Compra (CIF, FOB, FAS y otros) bien u objeto de la orden, precios unitarios, monto total, descuentos, lugar de compra: Nacional o Exterior, porcentaje (%) de la fianza de fiel cumplimiento y de anticipo, si la hubiere, porcentaje (%) de la cláusula penal y demás elementos que se consideren necesarios para realizar la compra. Es importante utilizar en la adquisición de bienes, un catálogo de los bienes que adquiere el organismo, a fin de conocer rápidamente las características del bien para simplificar el proceso.

Recepción de Bienes y Servicios

Cuando la unidad reciba los bienes y servicios adquiridos, los funcionarios responsables deben realizar el control perceptivo de los bienes y/o servicios y elaborar la respectiva Acta de Recepción Definitiva sobre la recepción conforme de los bienes y debe entregar una copia de la misma a la unidad administradora encargada de su registro.

Conformación de facturas

Cuando la unidad administradora reciba la factura del proveedor, antes de proceder a su pago, debe verificar la firma que la autoriza y la confrontará contra la orden de compra, notas de entregas e informes de recepción, Acta de Recepción Definitiva de los bienes, la garantía expedida por el fabricante y contrato soporte técnico y/o de mantenimiento, cuando corresponda.

Inventarios

Sistema de Registro de Inventarios

Para cada bien recibido deberá elaborarse la respectiva “Ficha del Bien”, asignarle el número de inventario y la fecha de rotulación, asentarse en el Registro Auxiliar de Bienes o en el Auxiliar de Existencias en el Almacén, si corresponde. Los registros en la contabilidad patrimonial y en los respectivos auxiliares, podrán efectuarse en forma automatizada o manual.

Control de Almacenes o Depósitos de Existencias de Inventarios

En cada organismo o ente debe existir un espacio físico adecuado para el almacenamiento o depósito de las existencias de inventarios que permita el control e identificación rápida de los artículos o elementos. La máxima autoridad de cada organismo ordenador de compromisos y pagos debe establecer un adecuado sistema para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes o elementos almacenados.

Verificación Física de Inventarios

El organismo o ente, a través de funcionarios independientes del manejo y registro de los bienes e inventarios, debe verificar la existencia física de los mismos, por lo menos una vez al año, en la época que se considere más oportuna. La Unidad de Auditoría

Interna debe vigilar el cumplimiento de esta norma y observar la toma física de los inventarios para garantizar la aplicación adecuada de los procedimientos diseñados para el efecto.

Salidas del Almacén

Las salidas del Almacén deben estar amparadas por una Requisición de Bienes debidamente autorizada, con el correspondiente Comprobante de Entrega y deben ser descargadas del Registro Auxiliar de Bienes en Almacén.

NORMAS BÁSICAS DE CONTROL INTERNO DE BIENES E INVERSIONES EN PROYECTOS

Bienes

Adquisición de Bienes

Las adquisiciones de bienes, ya sea por compra, donación, canje o construcción, deben ser registradas oportunamente al costo de adquisición, construcción o de avalúo en los casos de ser adquiridos por donación o canje. La adquisición de bienes inmuebles, debe estar respaldada por documentos debidamente inscritos ante Registro Público.

Control Perceptivo

El control perceptivo debe practicarse al momento de la recepción de los bienes adquiridos, para asegurarse que el precio, calidad y cantidad correspondan con las especificaciones aprobadas en las Órdenes de Compra.

Código de Identificación de los Bienes

Cada organismo o ente debe tener los bienes debidamente identificados con etiquetas o marcas, con el Método, Código y Fecha de Rotulación establecidos para tal efecto, estén en almacén o en uso, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Seguridad de los Bienes

Cada organismo o ente debe contratar las pólizas de seguros necesarias para proteger los bienes que tenga adscritos, de conformidad con las políticas establecidas, para cubrir los distintos riesgos o siniestros que puedan ocurrir y adoptarán las medidas necesarias de custodia y seguridad material que sean pertinentes de acuerdo a la naturaleza de cada bien.

Obsolescencia, Pérdida o Daño de los Bienes

Los bienes obsoletos, deteriorados o faltantes deben ser dados de baja oportunamente de los registros contables e inventarios, previo el cumplimiento de los trámites legales vigentes y la debida autorización, mediante Resolución expresa de la máxima autoridad de la entidad respectiva. En caso de Bienes Muebles cuyo deterioro sea irreversible, debe procurarse la mayor recuperación económica posible mediante el aprovechamiento de sus partes o por venta de las mismas. En caso de detectarse faltantes de bienes debe elaborarse Acta para dejar constancia de tal situación, avalada por el jefe de la dependencia o quien haga sus veces y por dos personas más.

Registro de Bienes

En todos los organismos de la administración central y descentralizada funcionalmente se crearán y mantendrán registros permanentes y detallados de las entradas, salidas, traspasos y mejoras de los activos fijos que posibiliten su identificación, clasificación y control de su uso o disposición. Por cada bien que se incorpore se debe llenar una ficha del bien que incluye: Fecha de Compra, Costo del Bien, Precio de Adquisición, Construcción Avalúo, de N° Orden de Compra, Nombre del Proveedor, N° Orden de Pago, Contrato de Mantenimiento, si lo tuviere, Nombre de la Compañía que realiza el mantenimiento, N° Contrato, N° Póliza de Seguro, si latuviere, Nombre de la Compañía de Seguro, N° de Serial, si lo tuviere, Unidad Administradora donde estará ubicado el bien, Responsable Patrimonial, primario y por uso.

En el caso de un bien inmueble, debe incorporarse a la ficha, número y fecha del documento de propiedad y nombre del respectivo Registro Público.

Reparaciones de Bienes de Uso

Todas las reparaciones de bienes de uso deben realizarse previa solicitud debidamente documentada, autorizada y aprobada por el funcionario responsable para tal fin en concordancia con la programación de operaciones y la asignación presupuestaria.

Uso y Mantenimiento de Bienes

Los organismos o entes de la Administración Pública deben utilizar los bienes y servicios del Estado, exclusivamente, para los fines previstos en la programación de sus operaciones. El Jefe de la unidad a la que han sido adscritos los bienes es responsable del mantenimiento preventivo y  correctivo de los mismos.

Custodia de Bienes

En los organismos o entes de la Administración Pública, el Jefe de unidad a la que han sido adscritos los bienes es responsable del control y custodia de los mismos.

Inventario Físico de Bienes

En cada organismo o ente público, en forma periódica o por lo menos una vez al año, el personal independiente de la custodia y registro contable deberá verificar físicamente la situación de los bienes que le han sido adscritos y compararlos con los registros contables.

Enajenación de Bienes

Cuando sea necesaria la enajenación de bienes adscritos al organismo o ente debe efectuarse de conformidad con las normas legales vigentes que regulan la materia y con los procedimientos prescritos para tales efectos.

Clave: Control, Interno





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